Heb je het gevoel dat je je werktijd niet optimaal benut? Dat kan heel vervelend zijn: het maakt dat je je werk niet af krijgt en met een ontevreden gevoel de dag afsluit. Je kunt eraan werken om efficiënter te werken. Zo krijg je meer gedaan, in minder tijd. Hoe efficiënt werken? We delen handige tips!
Efficiënter werken: lijst met to do’s
Als we niet helemaal duidelijk hebben voor onszelf wat we moeten doen op een dag, gaan we niet efficiënt aan het werk. Je hebt niet alle taken direct op een rijtje: het maakt je planning en structuur van de dag vaag. Werk daarom met een duidelijke to do list. Schrijf alles op wat je die dag wilt doen, het liefst in kleine, behapbare taakjes. Maak bij grote projecten dus een onderverdeling: welk klein deel van dat grotere project wil je precies gaan aanpakken? Het kan verder nog helpen om de planning op de juiste volgorde te noteren: schrijf bovenaan wat je als eerst wilt doen, gevolgd door hetgeen wat je daarna wilt doen. Zo kun je het lijstje per taak afstrepen: wat een overzicht! Maak dit lijstje aan het begin van de dag, of misschien nog beter, aan het eind van de dag ervoor.
Efficiënt werken tips: minder e-mails checken
We worden vaak de hele dag door afgeleid door onze mailbox. Zeker als er veel mails binnenkomen, van collega’s of klanten. Uiteraard is het belangrijk dat je je mailbox in de gaten houdt. Maar tegelijkertijd laat het je minder geconcentreerd werken. Efficiënt en effectief werken lukt je beter door je mailbox slechts een paar keer per dag te checken. Doe dit ’s ochtends, rond de lunch en aan het eind van de dag. Verder zet je de mailbox uit. Zo heb je tussendoor meer ruimte voor focus!
Efficiënt werken: geen telefoon
Nog zo’n grote afleider? Dat is de telefoon! Stop deze het liefst ook af en toe eens een uur of een paar uur weg, zodat je er niet steeds op gaat kijken. Zeker als je een belangrijke taak moet afronden, kan dit helpen.
Minder vergaderen
Bij effectief en efficiënt werken past ook het inkorten van vergadertijd. Net als het lezen van mails kom je er niet onderuit, maar je kunt wel proberen om vergaderingen zo kort mogelijk te houden. Je hebt immers nog meer te doen met je tijd! En merk je dat er vaste vergaderingen zijn waar je eigenlijk nauwelijks (meer) een bijdrage aan hebt? Dan kun je wellicht voorstellen om hieruit te stappen.
Informatie verzamelen en opslaan
Vaak heb je voor je werk met verschillende documenten te maken. Van e-mails tot pdf’s, van afbeeldingen tot Excel-sheets: al deze informatie moet je verwerken, en soms opslaan om later terug te kunnen lezen. Houd een logische mappenstructuur aan op je computer, waarop je alles verzamelt, bijvoorbeeld per project of per maand. Zo kun je informatie altijd snel terugvinden: je hoeft er geen tijd aan kwijt te zijn om dat ene bestand te zoeken. Wel zo fijn!
