Business Lifestyle

Je mailbox netjes houden? 6 handige tips!

Het kan echt een pijnpunt zijn tijdens je werkdagen: je mailbox die maar vol blijft stromen en waar je nóóit eens overzicht in aan weet te brengen. Dat zorgt voor de nodige stress! Hoe pak je het echt slim aan? Met onze mailbox tips weet jij je mailbox netjes te houden!

Je mailbox opruimen als belangrijk beginpunt

Als het helemaal uit de hand is gelopen met je mailbox, is het allereerst hoog tijd om ‘m op te ruimen. En daarmee bedoelen we ook écht opruimen. Neem hier het liefst uitgebreid de tijd voor – want het kost meer tijd dan je vooraf misschien denkt. Verwijder alle mails die je niet meer nodig hebt. Ook oude mails. Bewaar alleen wat essentieel is, weggestopt in mapjes. Als je voor die overzichtelijkheid zorgt in je volle mailbox, wil je nooit meer anders!

Inbox zero

Je mailbox opruimen komt vaak met name op je Postvak IN aan: dat ‘tabblad’ waar je toch het vaakst te vinden bent. Het ideale doel bij mail management? Inbox zero! Zorg dat je Postvak IN – in ieder geval het grootste deel van de tijd – volledig leeg is. Wauw, dat zorgt toch voor een heerlijk gevoel! Je mailbox opruimen maar dus. En hóúd ‘m ook leeg.

Je mailbox netjes houden? 6 handige tips!

Mailbox beheren: slimme mappen voor structuur

Om inbox zero te behalen met je mail beheren, is het slim om handige mappen aan te maken waar je mailtjes naartoe kunt verplaatsen. Werk je met verschillende projecten? Maak dan voor ieder project een afzonderlijk mapje aan. Zo staan alle mails die bij hetzelfde project horen overzichtelijk bij elkaar. Dat zorgt ook nog eens voor minder afleiding! Een ander idee: maak mapjes op basis van ‘to do’ of juist ‘afgerond’ – dan weet je meteen wat je nog te doen staat.

Ook lezen: 8 handige tips om uitstelgedrag te voorkomen

Afmelden voor onbelangrijke mails

Ga eens op onderzoek uit: hoeveel mails die je dagelijks of wekelijks binnenkrijgt zijn écht belangrijk en relevant voor je? Dat is ook een essentieel onderdeel bij je mail beheren: meld je af voor alles waar je eigenlijk niets aan hebt. Denk aan nieuwsbrieven, persberichten en meer – zeker als je ze toch nooit leest. Die zorgen alleen maar voor afleiding!

Je mailbox opruimen? Met onze tips wordt je mailbox beheren makkelijk!

Einde van de week of maand? Mailbox opruimen maar!

Maak er een vaste agendataak van om je mailbox aan het eind van de week of maand op te ruimen. Zo ben je er namelijk zeker van dat je dit niet overslaat – en dat het weer volledig uit de hand loopt. Als je het regelmatig bijhoudt, gaat dit in je systeem zitten en is het eigenlijk niet eens veel werk. En jij kiest zo juist wel altijd voor dat opgeluchte, opgeruimde gevoel!

Minder afleiding met mailbox tips

De laatste tip voor mail management heeft met name te maken met het beperken van de afleiding. Ben je er gevoelig voor dat je steeds weer die mailbox induikt zodra je die ‘ping’ hoort als er een nieuw bericht binnenkomt? Daar kun je maar beter mee stoppen! Zet dat geluidje bijvoorbeeld uit – zeker als je in volle concentratie aan het werk bent. Ook een idee: check je mailbox maar een paar keer per dag, bijvoorbeeld alleen aan het begin en eind van je werkdag. Of juist halverwege, rond de lunch. Als het écht urgent is, word je immers wel gebeld!

Verder lezen? 9 tips om je geïnspireerd te voelen als ondernemer

You Might Also Like