Tsja, het blijft een lastig iets. Althans voor mij wel, ik heb een tijd lang mijn werkmail op mijn iPhone uitgezet, maar na een korte periode alweer gezwicht, want misschien komt er wel een hele belangrijke e-mail binnen heb ik mijzelf aangepraat. En mijn mailbox wil ik gewoon leeg hebben aan het eind van de dag. Dat lukt dus echt lang niet altijd, maar ik probeer het wel. Ik heb voor mezelf wel een aantal regels ingesteld, want ik heb 6 verschillende mailboxen die continue vollopen de hele dag door. En omdat ik graag mijn ervaringen deel, heb ik er een artikel over geschreven.
Simpel, maar open je mail niet vaker dan 3 keer per dag
Makkelijker gezegd dan gedaan, dat ben ik ook van mening. Toch verhoogd het je productiviteit wanneer je dit hanteert. Als linkbuilder gaat het niet altijd op, gezien je de hele dag bezig bent met mailtjes beantwoorden en versturen. Maar ook daar heb ik iets op gevonden omdat ik meerdere werkzaamheden heb. Voor linkruil aanvragen heb ik een apart e-mailadres aangemaakt, zo ook voor de algemene vragen heb ik een info inbox, en voor aanvragen heb ik een sales inbox. Dan heb ik voor andere bedrijven ook nog een aantal info inboxen, in totaal dus 6.
Linkruilen doe ik op maar 3 dagen per week, op maandag, woensdag en vrijdag. Op maandag begin ik dan s’morgens met het beantwoorden van deze e-mails in volgorde van binnenkomst, ik begin dus onderaan mijn mailbox. Ik ben daar dan circa 2 uurtjes mee bezig van 9.00 tot 11.00 (daarna ga ik Lizzie halen van de PSZ). Dat doe ik dan ook nog een keer in de middag en als ik zin heb ik de avond (maar ik verplicht mijzelf tot niets).
De andere inboxen besteed ik 3 keer per dag 1 uurtje aan of minder, dat is afhankelijk van hoeveel mailtjes ik heb gekregen. En soms kost het mij niet zoveel tijd om een mailtje te beantwoorden, dan ben ik er zo doorheen. Voor mijn webshop gelden deze regels niet, want ik wil natuurlijk bestellingen en berichtjes die via de webshop binnenkomen gewoon meteen beantwoorden.
Mijn tip: heb je meerdere activiteiten? Zorg dan dat je verschillende inboxen hebt, en zorg voor regelmaat, anders zou je niet meer aan je werk toekomen als je continue met je e-mail bezig bent.
No Comments