Een out-of-office mail maken doen je zo

Als je een tijdje niet op kantoor bent, is het verstandig een out-of-office mail in te stellen. Deze mail wordt automatisch verstuurd naar alle mensen en bedrijven die jou per mail proberen te bereiken. De mail geeft aan dat je tijdelijk niet op kantoor bent, eventueel waarom je afwezig bent en wanneer je weer in staat bent mails te beantwoorden. Door een out-of-office mail in te stellen, weet je zeker dat niemand zich afvraagt waarom je niet bereikbaar bent.

De inhoud van je out-of-office mail

In een out-of-office mail zet je vanaf wanneer tot wanneer je afwezig bent. Ook kun je eventueel aangeven waarom, maar dit is niet noodzakelijk. Als je om privéredenen niet in staat bent je mail te beantwoorden en je liever niet aan wil geven waarom, ben je niet verplicht dit te doen. Je bepaalt simpelweg zelf wat je in de mail wil delen.

Kun je wel terugmailen, maar ben je minder actief? Dan kun je dit ook aangeven in de out-of-office mail. En als iemand anders jouw werk overneemt, bijvoorbeeld een collega, kun je dit ook aangeven in de mail. Eventueel geef je zijn of haar contactgegevens. Als hij of zij jouw mail bijhoudt, is dit niet nodig. In dit geval antwoordt je collega namelijk gewoon op de mailtjes die jij krijgt, met jouw e-mailadres.

Een out-of-office mail instellen

Hoe je een out-of-office mail in moet stellen, is afhankelijk van de mailclient die je gebruikt. Gebruik je Outlook? Zoek dan online naar een korte handleiding voor het instellen van een out-of-office mail. Er staan diverse van dit soort handleidingen online. Hetzelfde geldt voor andere mail clients, waaronder Gmail en het mailprogramma van Apple. Welke mailclient je ook gebruikt: je kunt eenvoudig en snel online een handleiding vinden om jouw out-of-office mail in te stellen.