Deze week een efficiënt werken “ondernemen doe je zo” rubriek. Ik heb verschillende vlogs op youtube bekeken en heb daaruit de voor mij beste tips om efficiënter te werken opgeschreven.
Tip 1 – mailbox
Voor sommige ondernemers echt een drama! De mailtjes blijven maar binnen stromen en soms ben je een dag bezig met het uitpluizen van je e-mail in plaats van je normale werkzaamheden. In mijn geval dus wel! Vanaf heden bekijk ik mijn mailbox nog maar 2x per dag, aan het einde van de ochtend en aan het einde van de middag.
Of als ik toevallig ergens zit en ik heb niets te doen dan kan ik wel alvast wat doen, maar op normale werkdagen check ik de mail maar 2x per dag. Ik kan er persoonlijk niet zo goed tegen als er ongelezen mailtjes in mijn mailbox staan, maar tegenwoordig lukt het mij gewoon niet om de mailbox helemaal leeg te krijgen, ik heb voor mezelf dus een limiet ingesteld dat er circa 20 mailtjes ongelezen mogen blijven staan als ik de 2e check heb gedaan.
Tip 2 – de mail in je handtekening
Een handige tip die ik ook tegen kwam in een vlog van Annic. Maak onder 1 mailadres meerdere handtekeningen aan, Annic heeft er wel 18, dat lijkt mij persoonlijk wat overdreven, maar de tip is zeker niet slecht! Als je vaak naar bedrijven of personen een zelfde mail moet sturen is het handig als deze al vooraf staat ingesteld in je handtekening, je hoeft dan alleen nog maar bij het aanmaken van een nieuwe mail de handtekening te selecteren.
Tip 3 – content kalender en plannen
In een druk leven is er niets belangrijker dan goed plannen, zelf liep ik altijd te stoeien met het maken van een planning. Ik heb meerdere bedrijven en heb een gezin, ik vond het altijd erg lastig om alles in goede banen te leiden. Sinds kort maak ik gebruik van een bullet journal en kan ik dus mijn eigen planner maken door middel van een spreadsheet.
Op zondag maak ik dan een planning voor in ieder geval de maandag en dinsdag, en dan maak ik op dinsdag voor de rest van de week de planning. Het kan natuurlijk altijd dat er iets tussen komt, dus laat ik altijd nog wel een gaatje vrij in de planning. Ook voor de blog heb ik tegenwoordig een content kalender en weet ik nu al precies wat er volgende week online komt of wat ik nog moet doen.
Tip 4 – prioriteiten stellen
Met meerdere bedrijven is het zeker belangrijk om prioriteiten te stellen, voor iedere business plan ik maximaal 2 actiepunten per dag in, tenzij de ene business minder aandacht vraagt dan de andere, dat is maar net hoe het verloopt. Maar in ieder geval plan ik de belangrijke dingen als eerste in, dingen die even kunnen wachten zet ik in een apart notitieboek zodat ik hem later op een ander moment kan inplannen als actiepunt.
Tip 5- surfen op het internet
Ik herken het ook, als ik even ergens mee bezig ben denk ik vaak, oja ik wilde dat nog bestellen of ik check even m’n Facebook of Instagram. Dat is op zich niet erg, maar ik zorg wel altijd dat ik dus eerst het actiepunt waar ik mee bezig was af heb en daarna kijk ik dan niet langer dan 10 minuten op het internet of een Social Media kanaal. Lukt het je niet om dit bij te houden, zet dan een wekker!
Een aantal jaren terug heb ik een cursus efficiënt werken gedaan, en heb hier nog prima tips aan over gehouden, wellicht wijd ik binnenkort nog een post aan dit onderwerp.
No Comments